Siklus Pembelian Tunai, Supplier mengajukan penawaran ke Perusahaan

              Prosedur pembelian tunai, supplier mengajukan penawaran adalah rangkaian aktivitas/kegiatan perusahaan dimana perusahaan melakukan pembelian bahan baku atau sejenisnya kepada supplier dan pelaksanaannya terjadi pada saat supplier melakukan penawaran pada perusahaan. Dalam hal ini, pihak supplier (biasanya disebut sales) datang ke perusahaan untuk melakukan penawaran, dan pembayarannya dilakukan pada saat itu juga (pembayaran cash) yaitu saat supplier datang ke perusahaan untuk melakukan penawaran.

A. Prosedur pembelian tunai, supplier mengajukan penawaran ke perusahaan:

1. Bagian supplier mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bag pembelian.
2. Bagian pembelian menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang yang dikirim ke bagian gudang.
3. Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian.
4. Bagian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke pemimpin
5. Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian
6. Bagian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat SOP(Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier,SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan dan SOP lembar keempat akan disimpan sebagai arsip.
7. Supplier menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian.
8. Bagian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan barang beserta faktur kepada bagian gudang
9. Bagian gudang menerima barang dan faktur dari bagian pembelian. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan beserta faktur.
10. Bagian keuangan melakukan pembayaran berdasarkan atas SOP, laporan penerimaan barang dan faktur. Pembayaran tersebut dikirim ke supplier .
11. Supplier setelah menerima pembayaran membuat faktur lunas yang dikirimkan ke bagian keuangan.
12. Bagian keuangan menerima faktur lunas dan berdasarkan faktur lunas tersebut bagian keuangan membuat laporan pemeblian tunai rangkap 2, lembar pertama kan disimpan sebagai arsip dan lembar kedua kan dikirimkan ke pemimpin. 

B. Jobdesc dari setiap bagian:
1. Supplier

• Bertanggung jawab untuk mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) ke Bagian Pembelian 

• Menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari Bagian Pembelian 

• Berdasarkan SOP, supplier bertugas untuk membuat faktur 

• Mengirimkan faktur beserta barang ke Bagian Pembelian 

• Menerima uang kas dari Bagian Keuangan 

• Membuat faktur lunas Bertanggung jawab untuk mengirimkan faktur lunas ke Bagian Keuangan 

2. Bagian Pembelian

• Menerima SPH dari Supplier 

• Meminta daftar barang ke Gudang 

• Menerima daftar barang yang ada dari Gudang Jika perlu melakukan pemesanan barang, maka Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP). Jika tidak, maka proses diakhiri. 

• Mengirimkan SPP yang sudah dibuat ke Pimpinan 

• Menerima SPP yang telah di ACC dari Pimpinan. 

• Membuat SOP rangkap 4: 

          Lembar 1 : dikirimkan ke Supplier
          Lembar 2 : dikirimkan ke Gudang
          Lembar 3 : dikirimkan ke Bagian Keuangan
          Lembar 4 : disimpan sebagai arsip

• Menerima faktur beserta barang dari Supplier 

3. Gudang

• Bertanggung jawab untuk menerima daftar barang dari Bagian Pembelian 

• Bertugas untuk membuat daftar barang yang ada / yang tersedia 

• Mengirimkan daftar barang yang ada ke Bagian Pembelian 

• Menerima Faktur beserta barang dan SOP lembar 2 dari Bagian Pembelian 

• Berdasarkan SOP lembar 2 dan faktur beserta barang tersebut, bagian Gudang wajib membuat Laporan Penerimaan Barang rangkap 2. 

          Lembar 1 : disimpan sebagai arsip
          Lembar 2 : Laporan Penerimaan barang beserta barang dikirimkan ke Bagian Keuangan

4. Bagian Keuangan

• Menerima SOP lembar 3 dari Bagian Pembelian 

• Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar 2 beserta barang dari Gudang. 

• Berdasarkan SOP lembar 3 dan Laporan Penerimaan Barang, Bagian Keuangan bertugas untuk melakukan pembayaran kepada Supplier 

• Menerima faktur lunas dari supplier Membuat Laporan Pembelian Tunai rangkap 2 

          Lembar 1 : dikirimkan ke Pimpinan
          Lembar 2 : disimpan sebagai arsip

5. Pimpinan

• Menerima SPP dari Bagian Pembelian 

• Berhak untuk memeriksa, apakah SPP itu layak untuk di ACC apakah tidak. Jika di ACC, maka dikirimkan ke Bagian Pembelian 

• Menerima Laporan Pembelian Tunai lembar 1 dari Bagian Keuangan

C. Flowchart pembelian tunai, Supplier mengajukan penawaran ke Perusahaan:

Siklus Pembelian Kredit, Perusahaan ke Supplier

            Prosedur pembelian kredit, perusahaan ke supplier adalah rangkaian aktivitas/kegiatan perusahaan dimana perusahaan melakukan pembelian bahan baku atau sejenisnya kepada supplier dan pelaksanaannya terjadi pada saat perusahaan yang bersangkutan melakukan pembelian ke Supplier. Dengan kata lain, pihak perusahaan datang ke supplier untuk melakukan pembelian, dan pembayaran dilakukan saat periode selama jangka waktu yang telah ditentukan tergantung pada keputusan Supplier (jangka waktu telah ditentukan oleh Supplier).

A. Prosedur Pembelian Kredit, Perusahaan ke Supplier:

1. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip.
2. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH.
3. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian)dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan.
4. Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal.
5. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip.
6. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
7. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang.
8. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.
9. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang.
10. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK) rangkap 2. Lembar pertama diserahkan ke Pimpinan dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 

B. Jobdesc dari masing-masing Entitas: 

1. Bagian Gudang 

• Melakukan pengecekan terhadap persediaan barang 

• Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 2 : 

          Lembar pertama dikirim ke Bagian Pembelian, 

          Lembar ke dua disimpan sebagai arsip. 

• Menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari Bagian Pembelian 

• Berdasarkan SOP dan Faktur yang diterima dari Bagian Pembelian, membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 3 : 

          Lembar pertama dikirim ke Bagian Pembelian, 

          Lembar ke dua ke Bagian Keuangan, dan 

          Lembar ke tiga disimpan sebagai arsip. 

2. Bagian Pembelian 

• Menerima SPP dari Bagian Gudang 

• Berdasarkan SPP, membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang dikirim ke Supplier
• Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari Supplier.
• Berdasarkan SPH, membuat Surat Daftar Pembelian (SDP) yang dikirim ke Pimpinan
• Menerima SDP yang telah di ACC oleh Pimpinan 
• Berdasarkan SDP ACC, membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 4 : 

          Lembar pertama dikirim ke Supplier, 

          Lembar ke dua dikirim ke Bagian Keuangan, 

          Lembar ke tiga dikirim ke Bagian Gudang, dan 

          Lembar ke empat disimpan sebagai arsip 

• Menerima Faktur beserta Barang dari Supplier, kemudian mengirimkannya ke bagian Gudang 

• Menerima LPB dari Bagian Gudang 

3. Pimpinan 

• Menerima SDP dari Bagian Pembelian 

• Meng-ACC SDP, kemudian mengirimkannya ke Bagian Pembelian 

• Menerima Laporan Pembelian Kredit (LPK) dari Bagian Keuangan 

 4. Supplier 

• Menerima SPPH dari Bagian Pembelian 

• Berdasarkan SPPH, membuat SPH yang dikirimkan ke Bagian Pembelian 

• Menerima SOP dari Bagian Pembelian 

• Berdasarkan SOP, membuat Faktur rangkap 2 : 

          Lembar satu dikirim beserta Barang ke Bagian Pembelian, dan 

          Lembar ke dua sebagai arsip 

5. Bagian Keuangan 

• Menerima SOP dari Bagian Pembelian 

• Menerima LPB beserta Faktur dari Bagian Gudang 

• Berdasarkan SOP dan LPB serta Faktur, membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK)rangkap 2 : 

          Lembar pertama dikirim ke Pimpinan, dan 

          Lembar ke dua disimpan sebagai arsip.

C. Flowchart pembelian kredit, perusahaan ke supplier:

: