Siklus Pembelian Tunai, Perusahaan ke Supplier

              Prosedur pembelian tunai, perusahaan ke supplier adalah rangkaian aktivitas/kegiatan perusahaan dimana perusahaan melakukan pembelian bahan baku atau sejenisnya kepada supplier dan pelaksanaannya terjadi pada saat perusahaan datang ke Supplier. Dalam hal ini, pihak perusahaan memiliki inisiatif sendiri untuk melakukan pembelian, dan pembayarannya dilakukan pada saat itu juga (pembayaran cash) yaitu saat perusahaan melakukan pembelian ke supplier (inisiatif sendiri).

A. Prosedur Pembelian Tunai:

1. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip.
2. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH.
3. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan.
4. Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, makaSDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal.
5. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip.
6. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
7. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang.
8. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan Faktur dikirim ke BagianKeuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.
9. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2 dan, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang.
10. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan melakukan pembayaran kepada Bagian Supplier.
11. Bagian Supplier menerima uang dari Bagian Keuangan. Supplier membuat Faktur Lunas rangkap 2. Lembar ke-1 dikirmkan ke Bagian Keuangan dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
12. Bagian Keuangan menerima faktur lunas. Berdasarkan faktur lunas tersebut, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembayaran Tunai rangkap 2. Lembar ke-1 dikirimkan ke Pimpinan dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. 

B. Jobdesc dari masing-masing Entitas: 

1. Bagian Gudang

• Melakukan pengecekan terhadap persediaan barang

• Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 2 : 

          Lembar pertama dikirim ke BagianPembelian, 

          Lembar ke dua disimpan sebagai arsip.

• Menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari Bagian Pembelian

• Berdasarkan SOP dan Faktur yang diterima dari Bagian Pembelian, membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 3 : 

          Lembar pertama dikirim ke Bagian Pembelian, 

          Lembar ke dua ke Bagian Keuangan, dan

          Lembar ke tiga disimpan sebagai arsip. 

2. Bagian Pembelian

• Menerima SPP dari Bagian Gudang

• Berdasarkan SPP, membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang dikirim ke Supplier

• Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari Supplier. Berdasarkan SPH, membuat Surat Daftar Pembelian (SDP) yang dikirim ke Pimpinan

• Menerima SDP yang telah di ACC oleh Pimpinan

• Berdasarkan SDP ACC, membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 4 :

          Lembar pertama dikirim ke Supplier, 

          Lembar ke dua dikirim ke Bagian Keuangan, 

          Lembar ke tiga dikirim ke Bagian Gudang, dan

          Lembar ke empat disimpan sebagai arsip

• Menerima Faktur beserta Barang dari Supplier, kemudian mengirimkannya ke bagian Gudang

• Menerima LPB dari Bagian Gudang 

3. Pimpinan

• Menerima SDP dari Bagian Pembelian 

• Meng-ACC SDP, kemudian mengirimkannya ke Bagian Pembelian

• Menerima Laporan Pembelian Tunai (LPT) dari Bagian Keuangan 

4. Supplier

• Menerima SPPH dari Bagian Pembelian

• Berdasarkan SPPH, membuat SPH yang dikirimkan ke Bagian Pembelian

• Menerima SOP dari Bagian Pembelian

• Berdasarkan SOP, membuat Faktur rangkap 2 : 

          Lembar satu dikirim beserta Barang ke Bagian Pembelian, dan

          Lembar ke dua sebagai arsip

• Menerima uang / pembayaran dari Bagian Pembelian, kemudian membuat faktur lunas rangkap 2 : Lembar pertama dikirim ke Bagian Keuangan, dan

          Lembar ke dua disimpan sebagai arsip 

  

5. Bagian Keuangan

• Menerima SOP dari Bagian Pembelian

• Menerima LPB beserta Faktur dari Bagian Gudang

• Berdasarkan SOP dan LPB serta Faktur, melakukan pembayaran ke supplier.

• Menerima faktur lunas dari supplier, berdasarkan faktur lunas membuat laporan pembelian tunai(LPT) rangkap 2: 

          Lembar 1dikirim ke pimpinan, dan

          Lembar ke dua disimpan sebagai arsip 

C. Flowchart Siklus Pembelian Tunai: