Siklus Pembelian Kredit, Perusahaan ke Supplier

            Prosedur pembelian kredit, perusahaan ke supplier adalah rangkaian aktivitas/kegiatan perusahaan dimana perusahaan melakukan pembelian bahan baku atau sejenisnya kepada supplier dan pelaksanaannya terjadi pada saat perusahaan yang bersangkutan melakukan pembelian ke Supplier. Dengan kata lain, pihak perusahaan datang ke supplier untuk melakukan pembelian, dan pembayaran dilakukan saat periode selama jangka waktu yang telah ditentukan tergantung pada keputusan Supplier (jangka waktu telah ditentukan oleh Supplier).

A. Prosedur Pembelian Kredit, Perusahaan ke Supplier:

1. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip.
2. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH.
3. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian)dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan.
4. Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal.
5. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip.
6. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
7. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang.
8. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.
9. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang.
10. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK) rangkap 2. Lembar pertama diserahkan ke Pimpinan dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 

B. Jobdesc dari masing-masing Entitas: 

1. Bagian Gudang 

• Melakukan pengecekan terhadap persediaan barang 

• Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 2 : 

          Lembar pertama dikirim ke Bagian Pembelian, 

          Lembar ke dua disimpan sebagai arsip. 

• Menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari Bagian Pembelian 

• Berdasarkan SOP dan Faktur yang diterima dari Bagian Pembelian, membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 3 : 

          Lembar pertama dikirim ke Bagian Pembelian, 

          Lembar ke dua ke Bagian Keuangan, dan 

          Lembar ke tiga disimpan sebagai arsip. 

2. Bagian Pembelian 

• Menerima SPP dari Bagian Gudang 

• Berdasarkan SPP, membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang dikirim ke Supplier
• Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari Supplier.
• Berdasarkan SPH, membuat Surat Daftar Pembelian (SDP) yang dikirim ke Pimpinan
• Menerima SDP yang telah di ACC oleh Pimpinan 
• Berdasarkan SDP ACC, membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 4 : 

          Lembar pertama dikirim ke Supplier, 

          Lembar ke dua dikirim ke Bagian Keuangan, 

          Lembar ke tiga dikirim ke Bagian Gudang, dan 

          Lembar ke empat disimpan sebagai arsip 

• Menerima Faktur beserta Barang dari Supplier, kemudian mengirimkannya ke bagian Gudang 

• Menerima LPB dari Bagian Gudang 

3. Pimpinan 

• Menerima SDP dari Bagian Pembelian 

• Meng-ACC SDP, kemudian mengirimkannya ke Bagian Pembelian 

• Menerima Laporan Pembelian Kredit (LPK) dari Bagian Keuangan 

 4. Supplier 

• Menerima SPPH dari Bagian Pembelian 

• Berdasarkan SPPH, membuat SPH yang dikirimkan ke Bagian Pembelian 

• Menerima SOP dari Bagian Pembelian 

• Berdasarkan SOP, membuat Faktur rangkap 2 : 

          Lembar satu dikirim beserta Barang ke Bagian Pembelian, dan 

          Lembar ke dua sebagai arsip 

5. Bagian Keuangan 

• Menerima SOP dari Bagian Pembelian 

• Menerima LPB beserta Faktur dari Bagian Gudang 

• Berdasarkan SOP dan LPB serta Faktur, membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK)rangkap 2 : 

          Lembar pertama dikirim ke Pimpinan, dan 

          Lembar ke dua disimpan sebagai arsip.

C. Flowchart pembelian kredit, perusahaan ke supplier:

: