Siklus Retur Pembelian

            Prosedur retur pembelian adalah rangkaian aktivitas yang ada pada perusahaan, dimana perusahaan melakukan pengembalian atas barang yang telah dibeli kepada pemasok/supplier dikarenakan barang tersebut rusak atau tidak sesuai pesanan.

A. Prosedur Retur Pembelian:

1. Bagian departemen persediaan melakukan pengecekan persediaan lalu mengumpulkan persediaan yang rusak , mencatat persediaan yang rusak lalu membuat daftar persediaan yang rusak rangkap 2, lembar pertama diberikan kepada manajer persediaan dan mengirimkan persediaan yang rusak ke manajer persediaan, lembar kedua disimpan sebagai arsip.
2. Manajer persediaan menerima persediaan yangrusak dan daftar persediaan yang rusak, manajer persediaan melakukan pengecekan, lalu mengesahkan daftar persediaan yang rusak rangkap 2, lembar pertama disimpan sebagai arsip dan lembar kedua dikirimkan ke departemen pembelian beserta dengan persediaan yang rusak.
3. Departemen pembelian menerima daftar persediaan rusak yang telah disahkan dari bagian manajer persediaan, berdasarkan hal tersebut membuat surat retur pembelian rangkap 2, lembar pertama dikirimkan ke departemen penerimaan dan lembar kedua dikirim ke supplier beserta dengan persediaan yang rusak.
4. Departemen penerimaan menerima surat retur pembelian dari departemen pembelian.
5. Bagian supplier menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak, berdasarkan hal tersebut membuat surat penerimaan retur rangkap 2, lembar pertama dikirimkan ke departeman pembelian dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
6. Departemen pembelian menerima surat penerimaan retur lalu mengirimkannya ke departeman penerimaaan.
7. Departemen penerimaan meneriman surat penerimaan retur dari departemen pembelian.
8. Supplier menyiapkan barang pengganti membuat bukti penggantian barang retur rangkap 2 beserta barang tersebut ke departemen penerimaan.
9. Departemen penerimaan menerima bukti penggantian barang retur 2 lembar dan barang pengganti. Lalu berdasarkan hal tersebut ditambah dengan surat penerimaan retur dan surat retur pembelian, departemen penerimaan mengesahkan bukti pengiriman barang retur 2 lembar. Lembar ke dua dikirim ke supplier dan lembar pertama beserta barang dikirim ke departemen persediaan.
10. Supplier menerima surat penggantian barang retur yang telah di acc.
11. Departemen persediaan menerima bukti pengiriman barang retur dan barang pengganti dari departemen penerimaan . departemen persediaan melakukan pengecekan dan membuat laporan penerimaan penggantian barang rangkap 2, lembar pertama beserta bukti penggantian barang retur dikirim ke manajer persediaan, lembar kedua disimpan sebagai arsip.
12. Manajer persediaan menerima laporan penerimaan penggantian barang beserta dengan bukti penggantian barang retur melakukan pemeriksaan terhadap laporan penggantian barang. Lalu mengirimkan laporan penggantian barang yang telah diperiksa beserta dengan bukti penggantian barang retur ke bagian akuntansi
13. Bagian akuntansi menerima laporan penggantian barang yang telah diperiksa, lalu berdasarkan laporan tersebut membuat laporan catatan persediaan rangkap 2, lembar pertama disimpan sebagai arsip dan lembar kedua dikirim ke bagian pimpinan
14. Pimpinan menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya. 

B. Job decs dari masing-masing entitas:: 

1. Departemen persediaan: 

• Melakukan pengecekan persediaan, mengumpulkan persediaan yang rusak dan mencatat persediaan yang rusak lalu membuat daftar persediaan yang rusak rangkap 2,yaitu: 

              o lembar pertama diberikan kepada manajer persediaan dan mengirimkan persediaan yang rusak  ke manajer persediaan 

              o lembar kedua disimpan sebagai arsip.

• Menerima bukti pengiriman barang retur dan barang pengganti dari departemen penerimaan.
• Departemen persediaan melakukan pengecekan dan membuat laporan penerimaan penggantian barang rangkap 2, yaitu: 

          o lembar pertama beserta bukti penggantian barang retur dikirim ke manajer persediaan 

          o lembar kedua disimpan sebagai arsip. 

2. Manajer persediaan: 

• Menerima persediaan yangrusak dan daftar persediaan yang rusak. 
• Manajer persediaan melakukan pengecekan, lalu mengesahkan daftar persediaan yang rusak rangkap 2, yaitu : 

         o lembar pertama disimpan sebagai arsip 

         o lembar kedua dikirimkan ke departemen pembelian beserta dengan persediaan yang rusak. 

• Menerima laporan penerimaan penggantian barang beserta dengan bukti penggantian barang retur melakukan pemeriksaan terhadap laporan penggantian barang. 
• Mengirimkan laporan penggantian barang yang telah diperiksa beserta dengan bukti penggantian barang retur ke bagian akuntansi. 

3. Departemen pembelian:

• Menerima daftar persediaan rusak yang telah disahkan dari bagian manajer persediaan, berdasarkan hal tersebut membuat surat retur pembelian rangkap 2, yaitu: 

          o lembar pertama dikirimkan ke departemen penerimaan. 

          o Lembar kedua dikirim ke supplier beserta dengan persediaan yang rusak. 

• Menerima surat penerimaan retur lalu mengirimkannya ke departeman penerimaaan. 

4. Supplier: 

• Menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak, berdasarkan hal tersebut membuat surat penerimaan retur rangkap 2,yaitu: 

          o lembar pertama dikirimkan ke departeman pembelian 

          o lembar kedua disimpan sebagai arsip. 

• Menyiapkan barang pengganti membuat bukti penggantian barang retur rangkap 2 beserta barang tersebut ke departemen penerimaan. 
• Menerima surat penggantian barang retur yang telah di acc. 

5. Departemen penerimaan: 

• Menerima surat retur pembelian dari departemen pembelian.
• Menerima surat penerimaan retur dari departemen pembelian.
• Menerima bukti penggantian barang retur 2 lembar dan barang pengganti.
• Lalu berdasarkan bukti penggantian barang retur 2 lembar ditambah dengan surat penerimaan retur dan surat retur pembelian, departemen penerimaan mengesahkan bukti pengiriman barang retur 2 lembar,yaitu: 

          o Lembar ke dua dikirim ke supplier 

          o Lembar pertama beserta barang dikirim ke departemen persediaan. 

6. Bagian Akuntansi : 

• Menerima laporan penggantian barang yang telah diperiksa, lalu berdasarkan laporan tersebut membuat laporan catatan persediaan rangkap 2, yaitu: 

          o lembar pertama disimpan sebagai arsip 

          o lembar kedua dikirim ke bagian pimpinan 

7. pimpinan: 

• Menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya 

C. Flowchart retur pembelian :