Siklus Pembelian Tunai, Supplier mengajukan penawaran ke Perusahaan

              Prosedur pembelian tunai, supplier mengajukan penawaran adalah rangkaian aktivitas/kegiatan perusahaan dimana perusahaan melakukan pembelian bahan baku atau sejenisnya kepada supplier dan pelaksanaannya terjadi pada saat supplier melakukan penawaran pada perusahaan. Dalam hal ini, pihak supplier (biasanya disebut sales) datang ke perusahaan untuk melakukan penawaran, dan pembayarannya dilakukan pada saat itu juga (pembayaran cash) yaitu saat supplier datang ke perusahaan untuk melakukan penawaran.

A. Prosedur pembelian tunai, supplier mengajukan penawaran ke perusahaan:

1. Bagian supplier mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bag pembelian.
2. Bagian pembelian menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang yang dikirim ke bagian gudang.
3. Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian.
4. Bagian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke pemimpin
5. Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian
6. Bagian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat SOP(Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier,SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan dan SOP lembar keempat akan disimpan sebagai arsip.
7. Supplier menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian.
8. Bagian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan barang beserta faktur kepada bagian gudang
9. Bagian gudang menerima barang dan faktur dari bagian pembelian. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan beserta faktur.
10. Bagian keuangan melakukan pembayaran berdasarkan atas SOP, laporan penerimaan barang dan faktur. Pembayaran tersebut dikirim ke supplier .
11. Supplier setelah menerima pembayaran membuat faktur lunas yang dikirimkan ke bagian keuangan.
12. Bagian keuangan menerima faktur lunas dan berdasarkan faktur lunas tersebut bagian keuangan membuat laporan pemeblian tunai rangkap 2, lembar pertama kan disimpan sebagai arsip dan lembar kedua kan dikirimkan ke pemimpin. 

B. Jobdesc dari setiap bagian:
1. Supplier

• Bertanggung jawab untuk mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) ke Bagian Pembelian 

• Menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari Bagian Pembelian 

• Berdasarkan SOP, supplier bertugas untuk membuat faktur 

• Mengirimkan faktur beserta barang ke Bagian Pembelian 

• Menerima uang kas dari Bagian Keuangan 

• Membuat faktur lunas Bertanggung jawab untuk mengirimkan faktur lunas ke Bagian Keuangan 

2. Bagian Pembelian

• Menerima SPH dari Supplier 

• Meminta daftar barang ke Gudang 

• Menerima daftar barang yang ada dari Gudang Jika perlu melakukan pemesanan barang, maka Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP). Jika tidak, maka proses diakhiri. 

• Mengirimkan SPP yang sudah dibuat ke Pimpinan 

• Menerima SPP yang telah di ACC dari Pimpinan. 

• Membuat SOP rangkap 4: 

          Lembar 1 : dikirimkan ke Supplier
          Lembar 2 : dikirimkan ke Gudang
          Lembar 3 : dikirimkan ke Bagian Keuangan
          Lembar 4 : disimpan sebagai arsip

• Menerima faktur beserta barang dari Supplier 

3. Gudang

• Bertanggung jawab untuk menerima daftar barang dari Bagian Pembelian 

• Bertugas untuk membuat daftar barang yang ada / yang tersedia 

• Mengirimkan daftar barang yang ada ke Bagian Pembelian 

• Menerima Faktur beserta barang dan SOP lembar 2 dari Bagian Pembelian 

• Berdasarkan SOP lembar 2 dan faktur beserta barang tersebut, bagian Gudang wajib membuat Laporan Penerimaan Barang rangkap 2. 

          Lembar 1 : disimpan sebagai arsip
          Lembar 2 : Laporan Penerimaan barang beserta barang dikirimkan ke Bagian Keuangan

4. Bagian Keuangan

• Menerima SOP lembar 3 dari Bagian Pembelian 

• Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar 2 beserta barang dari Gudang. 

• Berdasarkan SOP lembar 3 dan Laporan Penerimaan Barang, Bagian Keuangan bertugas untuk melakukan pembayaran kepada Supplier 

• Menerima faktur lunas dari supplier Membuat Laporan Pembelian Tunai rangkap 2 

          Lembar 1 : dikirimkan ke Pimpinan
          Lembar 2 : disimpan sebagai arsip

5. Pimpinan

• Menerima SPP dari Bagian Pembelian 

• Berhak untuk memeriksa, apakah SPP itu layak untuk di ACC apakah tidak. Jika di ACC, maka dikirimkan ke Bagian Pembelian 

• Menerima Laporan Pembelian Tunai lembar 1 dari Bagian Keuangan

C. Flowchart pembelian tunai, Supplier mengajukan penawaran ke Perusahaan: